Ciri-ciri pokok dari perencanaan umum mencakup serangkaian tindakan berurutan yang ditujukan pada pemecahan persoalan-persoalan pada masa datang dan semua perencanaan mencakup suatu proses yang berurutan yang dapat di wujudkan sebagai konsep dalam sejumlah tahapan.

Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001) sebagai berikut: Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.

Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan secara menyeluruh.

Karena tindakannya berurutan, berarti ada tahapan yang dilalui dalam perencanaan, antara lain:

  1. Perumusan tujuan umum dan sasaran khusus hingga target-target yang kuantitatif
  2. Proyeksi keadaan di masa akan datang
  3. Pencarian dan penilaian berbagai alternatif
  4. Penyusunan rencana terpilih

Setiap kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan perlu perencanaan yang matang sesuai dengan tujuannya. Hal tersebut disesuaikan menurut bidang-bidang yang akan dicapai. Albert Silalahi (1987), menjelaskan bahwa tujuan perencanaan adalah sebagai berikut:

  1. Perencanaan adalah jalan atau cara untuk mengantisipasi dan merekam perubahan (a way to anticipate and offset change).
  2. Perencanaan memberikan pengarahan (direction) kepada administrator-administrator maupun non-administrator.
  3. Perencanaan juga dapat menhindari atau setidak-tidaknya memperkecil tumpang-tindih dan pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas-aktivitas.
  4. Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan digunakan untuk memudahkan pengawasan.

Taufiqurokhman, dalam Buku Konsep dan Kajian Ilmu Perencanaan (2008) mengemukakan pendapat lain yang memaparkan, perencanaan juga harus memiliki tujuan, seperti:

  1. Standar pengawasan, yaitu mencocokkan pelaksanaan dengan perencanaannya
  2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan
  3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya
  4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan
  5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, tenaga dan waktu
  6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan
  7. Menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan
  8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui
  9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan
Baca Juga  Perangi Korupsi melalui Tulisan

Berikut prinsip dan unsur perencanaan sebagaimana dalam Konsep dan Kajian Ilmu Perencanaan (Taufiqurokhman:2008):

  1. Prinsip Perencanaan
  2. Perencanaan harus betul-betul membantu tercapainya tujuan, maka kemungkinan tindakan yang kita lakukan tidak terjadi kekeliruan sehingga tidak menimbulkan pengorbanan yang lebih besar. Itu hanya dapat terjadi jika kita memikirkan jauh-jauh sebelumnya tindakan yang akan dilakukan.
  3. Perencanaan harus merupakan kegiatan pertama dari seluruh proses manajemen (primary activity). Seperti yang telah kita ketahui, perencanaan merupakan syarat mutlak untuk dapat melaksanakan manajemen yang baik. Karena perencanaan disini memberikan pedoman, pegangan dan arah, dimana hal tersebut selalu menjadi kegiatan pertama untuk dilakukan.
  4. Perencanaan harus mencakup seluruh kegiatan. Telah kita ketahui bersama bahwa perencanaan merupakan fungsi pokok dari manajemen. Dengan demikian berarti perencanaan harus mencakup seluruh kegiatan, yaitu organizing, directing, coordinating, dan
  5. Dalam sebuah perencanaan harus ada alternatif, baik menyangkut bahan, waktu, tenaga kerja, biaya, dan sebagainya.
  6. Perencanaan harus mempunyai nilai efisiensi dan penghematan.
  7. Perencanaan harus melihat faktor-faktor yang urgen saja sehingga harus jelas, terang tidak bertele-tele.
  8. Perencanaan harus mudah disempurnakan, diperbaiki, atau disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang sewaktu-waktu berubah.
  9. Harus mempunyai strategi untuk dapat diterima oleh semua pihak, agar dapat terlaksana sebagaimana mestinya.
  10. Unsur Perencanaan
Baca Juga  Menimbang Pro dan Kontra Kerja Lembur di Era Modern

Unsur-unsur perencanaan menurut Sarwoto (1978) agar dapat diperoleh jaminan sebesar-besarnya tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai sebaik-baiknya, suatu perencanaan sebaiknya juga mengandung unsur-unsur sebagai berikut:

  1. Unsur tujuan, yaitu perumusan yang lebih jelas dan lebih terperinci mengenai tujuan yang telah diterapkan untuk mencapai.
  2. Unsur policy (kebijaksanaan), yaitu metode atau cara/jalan untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai. Yang termasuk sub ini hanya garis-garis besarnya saja.
  3. Unsur procedure (prosedur), ini meliputi pembagian tugas serta hubungannya (vertikal dan horizontal) antara msing-masing anggota kelompok secara terperinci.
  4. Unsur progress (kemajuan), dalam perencanaan ditentukan standar-standar mengenai segala sesuatu yang hendak dicapai. Dalam istilah Inggris standar untuk mengukur kemajuan-kemajuan suatu usaha sebagaimana direncanakan secara singkat dapat dirumuskan dengan kata-kata: “How many” untuk kuantitasnya; “How well” untuk kualitasnya; “How long” untuk lamanya.
  5. Unsur programme (program), didalam unsur ini tidak hanya menyimpulkan rencana keseluruhannya, sehingga merupakan kesatuan rencana, melainkan juga dalam rangka perencanaan seluruhnya itu program harus pula mengandung acara urut-urutan (sequence) pentingnya macam-macam proyek daripada perencanaan tersebut.
  6. Fungsi Perencanaan

Robbins dan Coulter menjelaskan fungsi perencanaan sebagai berikut:

  1. Perencanaan sebagai Pengarah
Baca Juga  Menjadi ASN di Zaman Now

Perencanaan merupakan upaya untuk meraih atau mendapatkan sesuatu secara lebih terkoordinasi. Dalam hal ini perencanaan adalah sebagai pengarah atau guide dalam usaha untuk mencapai tujuan secara lebih terkoordinasi dan terarah.

  1. Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Pada dasarnya di dunia ini tidak ada yang tidak mengalami perubahan. Perubahan-perubahan yang terjadi membawa ketidakpastian bagi organisasi. Kadang perubahan tersebut sesuai dengan apa yang kita inginkan akan tetapi tidak jarang perubahan tersebut tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan.

Ketidakpastian inilah yang harus diminimalisasikan, dengan adanya perencanaan, ketidakpastian yang akan terjadi dikemudian hari diantisipasi sebelumnya dengan perencanaan.

  1. Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Setiap organisasi pasti membutuhkan sumber daya. Dengan adanya perencanaan, sebuah organisasi pada awal-awal sudah melakukan perencanaan mengenai penggunaan sumber daya sehingga diharapkan tidak terjadi pemborosan dalam hal penggunaan sumber daya yang ada sehingga organisasi tersebut bisa meningkatkan tingkat efisiensinya.

  1. Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas yang harus dicapai oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan atau organisasi menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut.

Dalam pengawasan, organisasi berusaha membandingkan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan realita di lapangan, dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, sehingga bisa mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kinerja organisasi.

Hendrawan, S.T., M.M., Penelaah Teknis Kebijakan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Bangka Selatan